Handhabung Fax ab Oktober 2018

Wie ihr bereits wisst, wird unsere bisherige Telefonanlage, welche auf dem alten Kommunikationsstandard ISDN basiert, in den kommenden Monaten durch eine neue VOIP Telefonanlage ersetzt. Bei einer VOIP-Anlage werden die Telefongespräche nicht mehr über ISDN Linien, sondern über Internetverbindungen aufgebaut. Da Swisscom das bestehende ISDN Netz abschalten wird, sind alle Benutzer von Telefonanschlüssen oder Telefonanlagen gezwungen auf diese neue VOIP Technologie umzustellen.

Leider bringt die neue Technologie einige Nachteile bzgl. Fax Kommunikation mit sich:

Es kommt gelegentlich zu Ausfällen und folglich Verlust von Fax Meldungen.
Die korrekte Übermittlung von Faxdokumenten kann nicht mehr garantiert werden.

Wir sind im Kontakt mit diversen anderen Spitälern, welche bereits auf VOIP umgestiegen sind und haben gemischtes Feedback. Einige sprechen von gelegentlichen Verlusten, andere wiederum haben gar keine Probleme.

Auf Grund dieser Unsicherheit empfehlen wir künftig bei kritischer Kommunikation auf den Faxservice zu verzichten und diese auf den zeitgemässen E-Mail Kanal zu verlegen. Dies hat folgende Konsequenzen und Anpassungen zur Folge:

Bestehende Fax Nummern müssen durch Gruppenpostfächer ersetzt werden. Falls ein zus. Postfach notwendig ist, meldet Euch bitte beim IT Support.
Unternehmen mit denen ihr häufig faxt, müssen per Mail oder telefonisch über die Anpassung informiert werden. Informiert uns bitte ebenfalls. Die Faxnummern werden von uns auf unseren Websites, sowie aus der E-Mail Signatur entfernt.
Deadline: Ende September 2018

Wir wissen, dass das diese Umstellung sicherlich mit Arbeit verbunden ist und danken Euch im Voraus für Eure Unterstützung bei der Ablösung und Verabschiedung der Fax-Technologie innerhalb der NSN Gruppe. Wir von der IT-Abteilung werden Euch über das weitere Vorgehen informieren und Euch bei Bedarf auch E-Mail Vorlagen für die Zustellung an Eure Faxempfänger vorbereiten.

Bei Fragen steht Euch das IT Team gerne zur Verfügung.

FAQ

Gibt es ein offizielles Statement von Swisscom zu dieser Thematik?

Ja. Auf der Swisscom Website ist zu lesen: „Muss ein analoges Faxgerät eingesetzt werden, dann gilt zu beachten, dass Swisscom keine Funktionsgarantie für die Übertragung von Faxen abgeben kann. Die Gründe dazu liegen in den vielseitigen Parametern des IP-Netzwerkes, die netz- und standortabhängig sind und eine Fax-Funktion beeinflussen können. Deshalb empfehlen wir für die Übertragung businesskritischer Daten auf eine neue Lösung zu wechseln.“

Bisher galt die Regelung, dass wir Patientenbefunde oder patientenbezogene Daten nur auf gesicherte HIN-Adressen mailen, wie sollen wir dies in Zukunft handhaben wenn der FAX-Weg wegfällt?

Alle unsere E-Mail Postfächer sind HIN gesichert. Eigentlich muss in der heutigen Zeit jede Praxis eine HIN gesicherte E-Mail haben, da diese Fax-Problematik nicht nur uns betrifft sondern auch für alle anderen Häuser/Praxen.

Auf der Startseite von HIN kann geprüft werden, ob eine E-Mail-Adresse bzw. deren Maildomäne sicher via HIN erreichbar ist.:

Wird der Faxservice generell eingestellt oder ist diese Mail nur eine Empfehlung, wegen der genannten Gründen darauf zu verzichten?

Die Garantie dass gefaxte Dokumente ankommen ist nicht mehr gegeben und es wird dem Absender unter Umständen auch keine Fehlermeldung angezeigt. Daher ist faxen ab Oktober eine sehr unzuverlässige Variante und folglich nicht mehr zu empfehlen. Grundsätzlich kann die Technologie weiterhin verwendet werden, wir raten aber stark davon ab und übernehmen keinerlei Garantie oder Support.

Wie sieht das aus mit internen Röntgenanmeldungen, Rezepten, AUF, etc. die zur Zeit mit dem Fax versendet werden? Wie soll das zukünftig elektronisch versendet werden?

Diese müssen dann anstatt gefaxt am gleichen Gerät einfach per Mail versendet werden, es können bei den Multifunktionsdruckern anstelle der Faxnummern die E-Mailadressen hinterlegt werden. Bitte kontaktiert uns, falls Ihr dabei Unterstützung benötigt. Alternativ können die Dokumente gescannt und via Outlook versendet werden.